Wie erstellst du Notion Buttons (Schaltflächen)? -Tutorial mit 4 Praxis-Beispielen

In diesem Blogpost zeige ich dir, wie du Notion Buttons (Schaltflächen) erstellst.

Notion ist die beste App zur Organisation deines Lebens. Persönlich nutze ich Notion für das Schreiben von Texten, die Planung meiner Aufgaben und Projekte sowie zur Speicherung von Notizen.

Der Unique Selling Point von Notion ist die innovativen Kombination von Content-Blöcken und Datenbanken. Eine kleine Hürde war bisher jedoch die etwas umständliche Durchführung von Änderungen in den Datenbanken.

Besonders bei wiederkehrenden Aufgaben wie dem Abhaken von To-Dos oder dem Hinzufügen von Seiten in Datenbanken war viel Klickerei erforderlich. Das war auch einer der Gründe warum ich zuletzt immer wieder ach Alternativen zu Notion Ausschau hielt.

Zum Glück hat sich dieses Problem mit einem der letzten Notion Updates – der Einführung der Notion Buttons im März 2023 – in Luft aufgelöst.

In diesem Beitrag möchte ich dir zeigen, was dieses Update bedeutet, wie du Notion Buttons erstellst und für welche Anwendungsfälle, du die Buttons einsetzen kannst.

Was sind Notion Buttons?

Wie schon angedeutet, kannst du mit Notion Buttons häufig verwendete Inhalte oder Aktionen problemlos durchführen. In der deutschen Version von Notion werden sie offiziell Schaltfläche genannt und sie können auf jeder Notion Page eingefügt werden.

Sie können verwendet werden, um:

• Blöcke auf einer Seite einzufügen
• Seiten in einer Datenbank hinzuzufügen
• Seiten in einer Datenbank zu bearbeiten
• Bestimmte Seiten deines Notion-Workspaces zu öffnen

Wie erstellst du Notion Buttons?

So erstellst du eine Schaltfläche in Notion

• Gib / ein und suche nach Button oder Schaltfläche
• Jetzt kannst du den Button beschriften und sogar ein Emoji hinzufügen
• Nun gib an, was passiert, wenn auf den Button geklickt wird: + Add a step

Hier kannst du die folgenden Schritte hinzufügen:

• Insert Blocks (Block einfügen)
  • Fügt einen Notion Block über oder unter dem Button ein. Hier kannst du theoretisch jeden möglichen Notion Block einfügen, theoretisch sogar einen weiteren Notion Button.
• Add Pages to (Seite hinzufügen)
  • Fügt einer Datenbank eine Seite hinzu. Wähle dazu einfach die passende Datenbank aus und wähle die Eigenschaften aus, die vorgegeben werden sollen.
• Edit Pages in (Seite editieren in
  • Editiert Seiten in einer Datenbank. Du kannst zum Beispiel das Datum oder den Status ändern. Mittels Filtern kannst du außerdem festlegen, dass nur Seiten geändert werden, die über bestimmte Eigenschaften verfügen.
• Show Confirmation (Bestätigung zeigen)
  • Diese Option ist sinnvoll, wenn du willst, dass der User eine Aktion bestätigen will. Das ist unter anderem, sinnvoll, wenn du ihn im nächsten Schritt auf eine externe Seite weiterleitest.
• Open Page (Seite öffnen)
  • Dies öffnet eine externe Seite.

Wichtig: Du kannst deinen Buttons mehrere Schritte hinzufügen, sodass mehrere Aktionen mit einem Klick ausgeführt werden. Angeblicj können pro Button bis zu 100 Schritte hinzugefügt werden, das habe ich jedoch noch nicht getestet.

4 Anwendungsbeispiele für Notion Buttons

Du siehst, ein Notion Button ist schnell erstellt, doch was kannst du eigentlich alles damit machen? Im folgenden gebe ich dir konkrete Anwendungsbeispiele aus meinen Notion Templates:

KI Zusammenfassung von Notizen in einem Zettelkasten

Dank des Notion Buttons musst du nur 2x klicken, damit die Notion AI eine Zusammenfassung des Seiteninhalts erstellt.

Dazu habe ich einen Notion Button erstellt und als Arbeitsschritt einen AI Block eingefügt. Wenn du auf den Button klickst, erscheint der AI Block. Wenn du nun auf  “Generieren” drückst, wird schwuppdiwupp eine AI Zusammenfassung der Seite erstellt.

Diese Funktion finde ich sehr wichtig für meinen Notion Zettelkasten, da ich so aus einer Reihe von unformatierten Notizen schnell einen leserlichen Text erstellen kann.

Zeige oder verberge alle Antworten in einem Spaced Repetition Template

Die Spaced Repetetion Methode ist eine der besten Methoden, um sich eine große Anzahl an Fakten verlässlich zu merken. Mein Spaced Repetition Template bringt diese Methode nun auch der Notion Community näher.

Auch hier kommt der Notion Button zum Einsatz, denn er ermöglicht es, mit nur einem Klick alle Antworten der anstehenden Fragen anzuzeigen oder sie erneut zu verbergen.

Um dies zu erreichen, habe ich den Schritt „Seiten bearbeiten“ gewählt und ihn mit der Spaced Repetition Datenbank verbunden. Um die Antworten zu verbergen, habe ich die Eigenschaft „Reveal Answers“ ausgewählt und das Kontrollkästchen angewiesen überall leer zu bleiben. Um die Antworten anzuzeigen, habe ich einen weiteren Button erstellt, bei dem das Kontrollkästchen als aktiv ausgewiesen wird.

Starte oder beende ein Pomodoro Interval

Die Pomodoro Methode ist eine Zeitmanagement-Technik, die in den späten 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt wurde.

Die Arbeit wird dabei in Intervalle aufgeteilt, die normalerweise 25 Minuten lang sind. So soll sichergestellt werden, dass du dich immer wieder regenerieren kannst.

Francesco Cirillo maß die Zeit immer mit seiner Pomodoro-Küchenuhr, daher der Name Pomodoro.

Mein Notion Template ermöglicht es dir, die Pomodoro Technik direkt in Notion durchzuführen und die Arbeitsaufgaben auch gleich mit deinem Notion-Task-Manager zu verbinden.

Einziges Manko: Das Template kommt ohne Pomodoro-Küchenuhr aus :(.

Mittels Notion Button kannst du ein neues Pomodoro-Intervall starten, oder das Intervall auch wieder beenden. Die Datenbank sagt dir im Anschluss wie lange das Intervall gedauert hast. So, kannst du auch gleich deine Arbeitszeit tracken.

Um ein neues Pomdoro-Intervall zu starten, fügt der Notion Button der Pomodoro Datenbank eine neues Seite hinzu. Als Startzeit wird “jetzt” und als Status “Aktiv” vorgegeben.

Der Button für die Beendigung des Pomodoro-Intervals bearbeitet die Datenbank und alle aktiven Seiten. Als Endzeitpunkt wird wiederum “Jetzt” angegeben, der Status jedoch auf “Done” geändert.

Neue Habits hinzufügen und als erledigt markieren

In meinem Habit Compass Template verwende ich Notion Buttons, um neue Habits für den Tag hinzuzufügen und abzuhacken.

Dabei sind die User des Templates eingeladen den Button zu konfigurieren: Zum Beispiel kann der Name der Gewohnheit (Habit) geändert werden, es kann auch angegeben werden, mit welcher Vision des Vision Boards das Habit verknüpft werden soll.

“Add Habit” fügt der Datenbank einen Eintrag hinzu.

“Check Habit” ändert Datenbankeinträge und markiert das jeweilige Habit als erledigt.

Fazit

Notion Buttons sind einfach genial! Sie ermöglichen es mir, Änderungen an meinen Notion-Seiten und Datenbanken mit nur einem Klick vorzunehmen und sparen mir dadurch eine Menge Zeit.

In meinem Tutorial habe ich dir gezeigt, wie ich Notion Buttons in meinen Workspace verwende. Aber ich bin auch neugierig auf deine Erfahrungen damit. Wie nutzt du Notion Buttons in deinem Arbeitsalltag? Hast du vielleicht sogar nützliche Tipps oder Tricks, die du gerne teilen möchtest?

Ich freue mich auf deine Rückmeldung!

Dein Philipp