12 Tipps für mehr Produktivität im Job (und Leben)

Was ist Produktivität? (Es ist nicht mehr arbeiten)

Die meisten Unternehmer und Angestellten in Führungspositionen wollen ihre Produktivität steigern. Doch was am Papier so einfach aussieht, endet in der Praxis oft damit, dass einfach mehr Stunden abgearbeitet werden, bis es irgendwann zum Burnout kommt.

Mit Produktivitätssteigerung hat “mehr arbeiten” nur wenig gemeinsam. Im Gegenteil: Eine Studie der University Stanford legt sogar nahe, dass wir unsere Produktivität durch lange Arbeitszeiten zerstören. So hat es praktisch keinen Nutzen für den wöchentlichen Output, mehr als 55 Stunden in der Woche zu arbeiten. 

Definition von Produktivität 

Im 21. Jahrhundert wird die Fähigkeit zum produktiven Arbeiten immer wichtiger. Vor allem Wissensarbeiter profitieren enorm von Produktivitätssteigerung: Denn unserem geistigen Output sind quasi keine Grenzen gesetzt.

Wortwörtlich bezeichnet Produktivität “das Hervorbringen von Produkten” oder auch von “Ergebnissen oder Leistungen”.

Wenn ich konkrete Ergebnisse für meine Kunden schaffe, bin ich also produktiv. Ebenso bin ich produktiv, wenn ich Ergebnisse für mich selbst erziele, Blogbeiträge oder Bücher schreibe, Videos oder Online-Kurse produziere, oder endlich meine Küche putze (denn das Produktivitätsziel muss nicht immer monetär sein).

Wer also produktiv ist, schafft in weniger Zeit mehr als andere. Das geschieht meistens jedoch nicht durch harte Arbeit, sondern vielmehr durch smarte Arbeit.

Dadurch schaffen es produktive Personen, an den unterschiedlichsten Dingen gleichzeitig zu arbeiten, ohne körperlich und geistig auszubrennen.

Unterschied zwischen Produktivität und Effizienz

Oft wird Produktivität mit Effizienz gleichgesetzt. Diese beiden Begriffe hängen zwar zusammen, bezeichnen jedoch nicht zu 100% die gleichen Sachen:

Effizienz bedeutet, dass ich mit dem minimalsten Mitteleinsatz, den größtmöglichen Output generiere. Wer effizient ist, ist daher zwangsläufig auch produktiv. Umgekehrt gilt das nicht immer: Denn wer produktiv ist, kann selbstverständlich auch seinen Mitteleinsatz erhöhen, um noch mehr Output zu erzielen.

Warum leidet unsere Produktivität?

In der Regel leidet unsere Produktivität, weil uns der Fokus fehlt. Außerdem erscheinen kurzfristige Ablenkungen oft attraktiver als langfristige Projekte. 

Oft verzetteln wir uns im Arbeitsalltag mit kleinen Aufgaben, die zwar kurzfristig unsere To-Do-Listen schrumpfen lassen, aber langfristig für unsere Karriere und unseren Erfolg nur wenig Unterschied machen.

Das Problem ist, dass kleine Dinge oft leichter zu starten sind als große Aufgaben, die auf die lange Sicht einen wirklichen Unterschied machen können. 

So kommt es, dass wir aktiv prokrastinieren; wir sind zwar die gesamte Zeit am Arbeiten, können am Ende des Arbeitstages jedoch nicht mehr sagen, was wir eigentlich geleistet haben.

Kommt dir das bekannt vor? Keine Sorge! Im folgenden Beitrag teile ich 12 Tipps mit dir, die mir in den letzten Jahren dabei geholfen haben, einen Überschuss an Dingen fertig zu bringen und mehr Erfolg in meiner Selbstständigkeit zu genießen.

12 Tipps für mehr Produktivität

1. Arbeite mit System

Ein System bezeichnet im Grunde jedes Gebilde, das aus mehreren Teilen besteht, die voneinander abhängig sind und miteinander interagieren: Das kann etwas Handfestes wie eine Maschine sein, oder etwas Immaterielles wie ein Prozess. 

Genauso wie die Leistung deines Autos davon abhängig ist, wie gut die einzelnen Teile des Motors zusammenarbeiten, ist deine Leistung im Job davon abhängig, wie gut deine Arbeitsprozesse miteinander zusammenspielen. 

Wir machen uns oft keine Gedanken darüber, dass unser Leben eigentlich eine Abfolge von Prozessen ist. In manchen Jobs werden diese Prozesse relativ strikt vorgegeben, doch idealerweise hast du etwas Gestaltungsfreiheit, sodass du aktiv steuern kannst, wie du deine Arbeit angehst.

Bedenke auch: Jedes System funktioniert nur so gut wie sein schwächster Part. Du kannst zwar in einen Dacia Sandero einen Motor von Maserati einbauen, aber du wirst dadurch trotzdem keinen Sportwagen erschaffen. Genauso bringt es nichts, einen einzigen Bestandteil deiner Arbeitsprozesse zu verbessern: Alle Komponenten müssen miteinander wachsen.

Übrigens: Ein gutes Beispiel für ein Arbeitssystem ist die 2-Minuten-Regel:

2. Arbeite mit der 2-Minuten-Regel

Diese Regel wurde vom US-Autor David Allen erfunden: Allen meint, dass du alles, was du innerhalb von 2 Minuten erledigen kannst, sofort erledigen solltest. 

Dabei solltest du nicht darüber nachdenken, ob die Aufgabe wichtig oder unwichtig ist, sondern sie einfach abarbeiten – sofern das in 2 Minuten möglich ist. Dadurch hältst du deine To-Do-Liste kurz und verstopfst sie nicht mit unwichtigen kleinen Tasks, die dich von den wirklich wichtigen Dingen ablenken. 

Lange Aufgabenlisten können dich regelrecht paralysieren – so wie ein Reh im Scheinwerferlicht. Denn lange Listen mit 10 oder mehr Tasks schauen oft sehr bedrohlich aus, auch wenn du für alle Aufgaben insgesamt nur 20 Minuten bräuchtest.

Außerdem hat die 2-Minuten-Regel einen großen psychologischen Wert: Solange wir im Hinterkopf haben, dass noch etliche kleine Tasks unerledigt sind, schaffen wir uns einen enormen Stress. Kleine Aufgaben sofort abzuhaken, entlastet uns von diesem Stress.

Für uns ist das ein schönes Erfolgserlebnis. Wir konditionieren uns dadurch auch, Dinge gleich zu tun, und nicht aufzuschieben oder zu prokrastinieren.

2. Höre auf deine Prokrastination

Prokrastination ist jedoch nicht immer schlecht. Sieh dieses Phänomen nicht als Feind an, sondern als Freund, der dir Feedback gibt. Dein Freund mag mit seinem Feedback zwar nicht immer recht haben, aber hin und wieder kann er dich vielleicht doch auf den richtigen Pfad locken.

In meinem Beitrag über Prokrastination, habe ich deshalb Folgendes geschrieben:

Prokrastination ist so gesehen eine Strategie des Körpers, mit der er uns auf den richtigen Weg leiten will. Wenn du Erfolg und Erfüllung in deiner Arbeit haben willst, höre (laut Taleb) zuerst auf dein Inneres. Also auf dein Bauchgefühl oder deine Intuition. 

In der Praxis machen wir das zu selten: Wir lassen uns deshalb allzu oft von äußeren Einflüssen (ver)führen, jagen kurzfristigen Zielen hinterher und enden schließlich in Sackgassen-Jobs, die uns keine Perspektiven bieten und weder Erfüllung noch Wohlstand bringen.

In vielen Fällen prokrastinieren wir jedoch bloß, weil wir kein Momentum haben. Ruhende Gegenstände sind schwerer in Bewegung zu bringen als Gegenstände, die schon Fahrt aufgenommen haben. 

Genauso ist es auch bei allen Arbeitsaufgaben. Aller Anfang ist schwer, aber sobald wir etwas tun, fällt es uns in der Regel leicht, weiterzumachen. Spürst du den Widerstand aber auch während der Aufgabe, ist es wohl das Beste, die Aufgabe weiterzudelegieren.

3. Lerne Dinge zu delegieren

Dahinter steht ein einfaches Prinzip: Dinge, die uns schwer fallen oder für die wir viel Willenskraft und Motivation aufwenden müssen, schwächen uns auf allen Ebenen. 

Sie sind Energieräuber und können am Ende dafür sorgen, dass wir beispielsweise alle unsere Klienten schlechter bedienen, wodurch wir diese womöglich erst recht verlieren. Dadurch besteht die Gefahr, dass wir ein negatives Momentum aufbauen und in eine Abwärtspirale hinabtrudlen.

Delegieren will jedoch gelernt sein. Keinesfalls darf man erwarten, dass von Tag eins an alles perfekt wie am Schnürchen funktioniert. Ein beliebter Spruch lautet beispielsweise: “Alles was man nicht selbst macht, wird nicht gemacht.” Doch wer alles selber macht, der kommt zu nichts.

Es ist deswegen besser, die Dinge, die man selbst nicht gern macht, von Freelancern zu 80% erfüllen zu lassen, als zu versuchen, überall Perfektion zu erreichen.

Mein Motto lautet: Es gibt eine Reihe von Aufgaben, die ich wirklich gut machen kann, es macht für mich keinen Sinn, den Tag damit zu verbringen, Aufgaben durchzuführen, die ich mehr schlecht als recht durchführe.

4. Weniger ist mehr

Weniger zu machen, diese wenigen Sachen dafür aber wirklich gut, ist fast immer besser als auf allen Hochzeiten zu tanzen. 

Wer mehr schaffen will, muss sich daher auf eine Sache fokussieren. So wie jemand, der wirklich gute Freunde haben will, sich auf eine handvoll Leute konzentrieren sollte.

Und das Beste ist, dass eine Person, die mutig in eine Richtung geht, bald zwischen deutlich mehr Wegen wählen kann, als diejenige Person, die unsicher alle Richtungen auslotet und sich nicht für einen Pfad entscheiden kann.

5. Mache nicht zu viele Pläne, sondern fange einfach an

Wissen ist nur potenziell Macht. Um zu wissen, ob etwas auch wirklich funktioniert, musst du etwas ausprobieren. Die Realität ist ein starker Lehrmeister, aber sie kann dir nur etwas beibringen, wenn du auch etwas tust.

Es gab vor einigen Jahren ein Experiment an der University of Florida: Der Professor Jerry Uelsmann teilte seine Fotografiestudenten in 2 Gruppen ein.

Der einen Gruppe sagte Uelsmann, dass er sie in diesem Semester nach Quantität bewertet werden würde. 100 Fotos wären demnach ein A (Eins), 90 ein B (Zwei) und so weiter.

Der zweiten Gruppe teilte er mit, dass er sie ausschließlich nach Qualität bewerten würde. Die Teilnehmer der Gruppe mussten im Laufe des Semesters nur ein einziges Foto machen, aber um die Note A zu bekommen, musste dieses eine Bild perfekt sein.

Am Ende des Semesters war Uelsmann überrascht, dass die besten Fotos des Semesters ausschließlich von der ersten Gruppe angefertigt worden waren. 

Denn während die Qualitäts-Gruppe damit beschäftigt war, über das perfekte Foto nachzudenken, war die Quantitäts-Gruppe eifrig dabei, Fotos zu erstellen: Sie experimentierten mit verschiedenen Beleuchtungssituationen, Motiven oder Kamerapositionen und lernten von ihren Fehlern, sodass sie innerhalb eines Semesters große Fortschritte machten.

Durch bloßes Planen wirst du nicht besser und Planung ist keine produktive Arbeit! Du kannst deinen Fähigkeiten nur einen Feinschliff verschaffen, indem du Dinge in der Praxis ausprobierst. 

Alle produktiven Leute, die ich kenne, sind Leute, die nicht lange planen, sondern Dinge tun. Denn sie wissen auch: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Übung macht den Meister!

Ähnlich gehe ich mit diesem Blog vor: Mir geht es nicht darum, die bestmöglichen Texte zu produzieren, viel wichtiger ist es mir, dass ich regelmäßig Texte schreibe und veröffentliche.

6. Vermeide vermeidbare Ablenkungen

Komplexe, intellektuelle Arbeit in lange und nicht unterbrochene Abschnitte einzuteilen, ist der Schlüssel für hohe Produktivität. Klingt einfach, aber im Alltag werden wir ständig mit Ablenkungen konfrontiert, die es uns schwer machen, es, diesen Zustand auch wirklich zu erreichen.

Das liegt auch daran, dass wir als Menschen dopamingesteuerte Wesen sind, die andauernd nach Abwechslung lechzen. 

Deshalb fällt uns oberflächliche Arbeit, wie das Schreiben von E-Mails, das Schmieden von Plänen oder das Kaffeetrinken in Meetings so leicht: Diese Sachen lassen sich leicht nebenbei erledigen. Doch wundere dich nicht, dass du nur wenige greifbare Resultate produzierst, wenn du die Zeit im Büro nur mit oberflächlicher Arbeit verbringst.

Wir müssen natürlich realistisch bleiben: Du kannst nicht alle Ablenkungen zu 100% vermeiden. Aber du kannst zumindest versuchen, sie zu reduzieren.

So kannst du während deiner Deep-Work-Session das Telefon abschalten, Noise-Cancelling-Kopfhörer und einen Social-Media-Blocker verwenden, um eben nicht ständig abgelenkt zu werden.

Nur ohne ständige Ablenkung hat man die Möglichkeit, sich wirklich auf produktive Arbeit einzulassen, eben weil dann etwas Magisches passiert:

7. Vertraue auf den Flow

Plötzlich bist du im Flow:

Der Flow-Zustand ist jener Zustand, in dem die Dinge scheinbar von alleine funktionieren: Er ist der Zen-Zustand der Produktivität.

Im Flow haben wir kein Zeitgefühl und schon gar keinen Hunger, wir denken nicht an gestern und schon gar nicht an morgen. Vielmehr gehen wir ganz in unserer Tätigkeit auf. Die alten Chinesen würden sagen, dass Körper und Geist zu einer Einheit verschmolzen sind. Sie selbst bezeichneten diesen Zustand als Wu-Wei.

Es ist ein Zustand, indem große Sachen passieren. Warum das so ist, das lässt sich nicht genau sagen. Sicher ist nur, dass wir während des Flows nicht mit unserem logischen Gehirn arbeiten. 

Vieles passiert unterbewusst und das erklärt auch, warum wir in diesem Zustand zu solchen guten Leistungen fähig sind: Denn Studien legen nahe, dass unser Unterbewusstsein mehrere tausend Mal schneller arbeitet als unser Bewusstsein.

Sobald wir jedoch versuchen, den Flow-Zustand zu überdenken, ist er schon wieder vorbei. Kopflastigkeit und Flow vertragen sich nicht gut. 

Kämpfe daher nicht gegen den Flow, sondern lasse ihn einfach geschehen.

8. Mache regelmäßig Pausen

Dein Körper ist keine Maschine! Um richtig zu funktionieren, benötigt er Pausen. Manche Experten sagen, dass wir alle 45 Minuten eine Pause machen müssten, andere meinen, dass Pausen nur alle 90 Minuten nötig sind. 

Wie auch immer: Vermutlich ist der richtige Pausen-Rhythmus etwas sehr Individuelles und ich will dir deshalb hier keine fixen Vorschriften machen. 

Höre am besten auf deinen Körper, finde deinen Rhythmus, stehe regelmäßig von deinem Arbeitsplatz auf und mache einen kleinen Spaziergang. So bleibst du wach, konzentriert und produktiv.

9. Arbeite mit einer täglichen To-Do-Liste

Schreibe dir jeden Morgen auf, welche Tätigkeiten du erledigen musst und versuche unbedingt, deine Aufgaben zu nach Priorität einzuteilen. Warum? Du wirst nicht jeden Tag deine gesamte To-Do-Liste abarbeiten können. Wenn du dich jedoch darauf konzentrierst, täglich zumindest die wichtigsten Aufgaben des Tages abzuarbeiten, wirst du deinen Output enorm steigern können.

10. Etabliere tägliche Routinen

Regisseur Christopher Nolan sagte einmal in einem Interview: “I just wear the same thing every day”. Natürlich meinte er damit seinen Kleidungsstil, nicht seine Kleidungsstücke. 

Noch extremer ging Steve Jobs vor: Es besaß 100 gleich aussehende schwarze Rollkragenpullover. Dazu trug er immer Blue-Jeans und New Balance Sneakers.

Was ist die Motivation hinter diesem Kleidungs-Minimalismus? Sowohl Nolan als auch Jobs versuch(t)en einfach eine Entscheidung weniger am Tag fällen zu müssen. 

Denn je weniger Entscheidungen wir treffen müssen, desto mehr Willenskraft bleibt uns für die großen Sachen übrig.

Das gilt auch für Dinge abseits der Kleidung: Wenn du jeden Tag laufen gehst, wirst du dafür bald nur noch wenig Willenskraft benötigen. Ähnlich wie du für das Zähneputzen keine Willenskraft mehr aufwenden musst, weil du das hoffentlich schon seit deiner Kindheit machst. Wäre Zähneputzen jedoch eine neue Aufgabe, würde es dir vermutlich schwer fallen, sie in deine Morgenroutine einzubauen.

11. Setze dir keine Ziele, sondern arbeite mit System

Wenn du bessere Resultate erreichen willst, setze dir keine Ziele, sondern fokussiere deine Bemühungen auf die Verbesserungen deines Systems.

Das Problem jeder “Ich-setze-meine-Ziele-über-alles”-Mentalität ist, dass wir glauben, unser persönliches Glück erst dann zu erreichen, wenn wir alle unsere Ziele erreicht haben.

Doch als jemand, der mit System arbeitet, kümmerst du dich wenig um die Erreichung irgendwelcher Kennzahlen. Alles was zählt, ist deine tagtägliche Leistung. Und wenn diese passt, gibt es keinen Grund, unglücklich zu sein. 

Die Reise ist das wahre Ziel und wahrer Erfolg kommt von täglichen Gewohnheiten, nicht von einzelnen lebensentscheidenden Ereignissen.

Siehe auch: Ziele setzen und auch wirklich erreichen

12. Setze dir smarte Deadlines

Wenn ich dir heute Zeit gebe, ein Projekt in 6 Monaten abzuschließen, wirst du das Projekt vermutlich in 6 Monaten abschließen. Denn wir neigen dazu, unseren Output an die Deadline anzupassen. Dieses Phänomen ist auch als das Parkinsonsche Gesetz bekannt:

“Work expands so as to fill the time which is available for its completion.”

Das ist auch der Grund, warum Unternehmer wie Elon Musk ihren Mitarbeitern immer herausfordernde Deadlines geben, die sie nur mit Ach und Krach bewältigen können. 

Das soll jetzt keine Anleitung dazu sein, dich künstlich unter Stress zu setzen: Ein wenig Stress mag dich zwar produktiver machen, aber zu viel Stress macht krank und führt zu Burnouts.

Mache dir bloß bewusst, dass Deadlines bestimmen, wie produktiv du arbeitest. Versuche deswegen deine Fristen so zu setzen, dass du dich immer etwas herausgefordert – aber nicht überfordert – fühlst. So steigerst du automatisch deine Produktivität.

Fazit: Wie steigerst du deine Produktivität ?

Das sind meine 12 Tipps, mit denen ich versuche, meine persönliche Produktivität zu steigern. Wie schaut es bei dir aus? Mit welchen Geheimtipps versuchst du, mehr Output zu generieren? Ich bin auf deinen Input gespannt!

Alles Liebe,

dein Philipp